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标准化档案室验收认证办法

【作者:admin  来源:河北省高速公路石安改扩建筹建处 文章点击数:6952  更新日期:2011-5-16 10:11:16  关闭
河北省高速公路管理局文件
 
 
冀高工〔2011〕148号
                                                       
 
河北省高速公路管理局
关于印发在建工程档案室标准化建设
达标验收认证办法的通知
 
局属各筹建处:
为加强局属公路工程建设项目档案的管理工作,规范档案的管理程序和工作内容,确保工程档案的原始、完整、准确、系统和安全,根据《河北省高速公路管理局公路工程建设项目档案管理办法》,省高管局决定实施在建工程档案室标准化建设达标认证制度,开工前省高管局将组织对各参建单位标准档案室的达标验收。现将《在建工程档案室标准化建设达标验收认证办法》印发给你们,各筹建处要按照本《办法》的要求抓紧组织落实,在开工前完成档案室的达标认证的准备工作,确保在建工程顺利进行。
 
 
 
 
 
 
二〇一一年二月十六日       
 
 

 
河北省高速公路管理局
在建工程档案室标准化建设达标
验收认证办法
 
 
一、为了规范公路建设项目文件材料立卷归档工作,保证项目档案质量,更好地为公路工程建设服务,根据国家及省厅有关规定,我局结合工程实际,决定对在建工程档案室建设和管理实行标准化建设达标验收制度,对工程档案从业人员和档案室设施实行强制标准。
二、在建工程档案室建设标准
各参建单位根据工程特点和规模进行档案室建设,建筑面积和建设标准实行分级配置,筹建处、总监办2间*20平米(最低标准);各驻地办、各合同段1间20平米(最低标准)。
档案室建设应满足防火、防潮、防盗、防尘、防污染的需要。档案库房、办公室、阅览室实行三分设。
三、人员配备要求
各参建单位应配备具有相关专业知识、能够适应项目材料立卷、归档工作需要的专职档案管理人员,明确项目文件材料收集归档的岗位职责和要求,并保持人员稳定。
筹建处、总监办专职档案人员至少2人,其中1人为档案初级职称以上(含初级),1人为道路与桥梁专业或相关专业人员。
监理驻地办、各合同段档案人员至少2人(可1人兼职),其中专职人员为档案初级职称以上(含初级),兼职人员为道路与桥梁专业或相关专业人员。
四、设备配备要求
档案库房需安装空调、配备灭火器、去湿机、温湿度计,采取抗震、防盗、防火、防水、防潮、防霉、防尘和防污染、防虫、防鼠、防高温、防光等“十防”保护措施,保证档案实体和信息安全。
有关设备需满足附表要求。
五、达标验收认证
项目开工前,各参建单位向省高管局提出档案室验收申请,省高管局工程部将联合有关部门进行验收,经验收达标的颁发工程档案室达标证书;档案室建设不达标的,筹建处不得批准开工,高管局不组织交工验收。
对于复查仍不达标的参建单位,省高管局将在全局进行通报批评,按不履约考核扣分,严重的将降低从业单位信用等级。
六、本办法由工程管理部负责解释,自印发之日起执行。
 
 

         高速公路   合同段档案室建设达标认证验收表
类别序号
检查类别
项目序号
检查内容
达标情况
1
从业人员
1
1、分管领导
2、专职档案管理员
3、兼职档案管理人员
 
2
组织机构
2
1、  有明确的组织机构
2、  有系统的管理制度
3、  有明确的人员分工
 
3
档案室建设
3
1、档案室建筑面积满足要求
2、档案室办公设施满足要求
3、档案室满足三分设要求
4、档案库房满足“十防”保护要求
 
 
 
驻地监理意见:
年  月   日(公章)
 
 
总监办意见:
                年   月   日(公章)
 
 
筹建处意见:
年   月   日 (公章)
 
 
省高管局意见:
年   月   日 (公章)
 
注:各合同段标准档案室建设达标验收由各合同段监理预验收,报备总监办、筹建处。各合同段监理档案室由总监办组织预验收,报备筹建处;总监办档案室由筹建处预验收;筹建处档案室由筹建处自检达标后,连同各单位预验收意见报高管局工程部,申请标准档案室建设达标验收。
 

        高速公路监理  合同段档案室建设达标认证验收表
类别序号
检查类别
项目序号
检查内容
达标情况
1
从业人员
1
1、分管领导
2、专职档案管理员
3、兼职档案管理人员
 
 
2
组织机构
2
1、有明确的组织机构
2、有系统的管理制度
3、有明确的人员分工
 
3
档案室建设
3
1、档案室建筑面积满足要求
2、档案室办公设施满足要求
3、档案室满足三分设要求
4、档案库房满足“十防”保护要求
 
 
 
 
总监办意见:
                                                        年   月   日(公章)
 
筹建处意见:
年   月   日 (公章)
 
省高管局意见:
年   月   日 (公章)
 
注:各合同段标准档案室建设达标验收由各合同段监理预验收,报备总监办、筹建处。各合同段监理档案室由总监办组织预验收,报备筹建处;总监办档案室由筹建处预验收;筹建处档案室由筹建处自检达标后,连同各单位预验收意见报高管局工程部,申请标准档案室建设达标验收。
 

        段高速公路总监办档案室建设达标认证验收表
类别序号
检查类别
项目序号
检查内容
达标情况
1
从业人员
1
1、分管领导
2、专职档案管理员
3、兼职档案管理人员
 
 
2
组织机构
2
1、有明确的组织机构
2、有系统的管理制度
3、有明确的人员分工
 
3
档案室建设
3
1、档案室建筑面积满足要求
2、档案室办公设施满足要求
3、档案室满足三分设要求
4、档案库房满足“十防”保护要求
 
 
 
筹建处意见:
年   月   日 (公章)
 
 
 
 
省高管局意见:
年   月   日 (公章)
 
注:各合同段标准档案室建设达标验收由各合同段监理预验收,报备总监办、筹建处。各合同段监理档案室由总监办组织预验收,报备筹建处;总监办档案室由筹建处预验收;筹建处档案室由筹建处自检达标后,连同各单位预验收意见报高管局工程部,申请标准档案室建设达标验收。
 
          高速公路筹建处档案室建设达标认证验收表
类别序号
检查类别
项目序号
检查内容
达标情况
1
从业人员
1
1、分管领导
2、专职档案管理员
3、兼职档案管理人员
 
 
2
组织机构
2
1、有明确的组织机构
2、有系统的管理制度
3、有明确的人员分工
 
3
档案室建设
3
1、档案室建筑面积满足要求
2、档案室办公设施满足要求
3、档案室满足三分设要求
4、档案库房满足“十防”保护要求
 
 
 
 
筹建处自检意见:
年   月   日 (公章)
 
 
 
省高管局意见:
年   月   日 (公章)
 
注:各合同段标准档案室建设达标验收由各合同段监理预验收,报备总监办、筹建处。各合同段监理档案室由总监办组织预验收,报备筹建处;总监办档案室由筹建处预验收;筹建处档案室由筹建处自检达标后,连同各单位预验收意见报高管局工程部,申请标准档案室建设达标验收。
 

(一)标准档案室人员、主要设备强制标准表
 
序号
单位
设备名称型号规格
数量
制造年份
用途
备注
1
筹建处、总监办
空调
2
新购
带除湿
 
复印机
1
 
 
 
扫描仪
1
 
 
 
打印机
1
 
 
 
计算机
2
 
储存、联网
 
摄像机
1
 
 
 
档案柜
 
 
 
按需购置
档案室使用面积
2*20平米
 
 
 
档案管理软件
1
新购
 
 
专职档案员
2
兼职档案员
1
2
驻地办、
各合同段
空调
1
新购
带除湿
 
复印机
1
 
 
 
扫描仪
1
 
 
 
打印机
1
 
 
 
计算机
2
 
储存、联网
 
摄像机
1
 
 
 
档案柜
 
 
 
按需购置
档案室使用面积
1*20平米
 
 
 
档案管理软件
1
新购
 
 
专职档案员
1
兼职档案员
1
 
 

(二)         档案主要管理人员和技术人员资历表
 
姓名
 
年龄
 
专业
 
职称
 
公司单位职务
 
拟在本工程中
担任职务
 
毕业学校
年   月毕业于          学校      专业,学制     年
经       历
 年至  年
参加过的工程项目名称
担任何职
发包人及联系电话
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
获奖情况
 
目前任职项目状况
项目名称
 
担任职位
 
可以调离日期
 
备注
 
注:1.在本表后应附身份证、职称资格证书所要求的其他相关证书的复印件。
 
 

(三)         档案室配备的主要设备表
 
序号
仪器设备名称
型号规格
数量
产地
制造年份
用途
备注
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

(四)           档案管理组织机构框图
以框图方式表示
说明:岗位设置和职责应明确。
 
 
 
 
(五)           参建单位及合同段基本情况表
 
参建单位名称
 
注册地址
 
邮政编码
 
联系方式
联系人
 
电话
 
传真
 
电子邮件
 
法定代表人
姓名
 
技术职称
 
电话
 
技术负责人
姓名
 
技术职称
 
电话
 
成立时间
 
员工总人数:
企业资质等级
 
其中
项目经理
 
营业执照号
 
高级职称人员
 
注册资金
 
中级职称人员
 
 
 
初级职称人员
 
 
 
技工
 
合同范围
 
 
 
 
备注
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
主题词:印发  档案  达标  验收  办法  通知                                  
  河北省高速公路管理局办公室                               2011年2月17日印     
                                                         (共印20份)
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